Do czego służy KW-WPIS
KW-WPIS jest wnioskiem do sądu o dokonanie wpisu w istniejącej księdze wieczystej. Może dotyczyć między innymi ujawnienia właściciela, wpisu prawa albo hipoteki, a odpowiednio sformułowane żądanie także zmiany lub wykreślenia wpisu. Formularz nie służy do zamawiania odpisu księgi i nie zastępuje dokumentu potwierdzającego nabycie prawa.
Najpierw ustal, czy czynność ma zostać wykonana w istniejącej księdze, czy potrzebne jest jej założenie. Do założenia służy odrębny formularz KW-ZAL. Jeśli sprawę prowadzi notariusz i przekazuje wniosek w związku z aktem, sprawdź zakres złożonego żądania, aby nie składać bez potrzeby kolejnego identycznego wniosku.
Przykładową sytuacją jest ujawnienie własności wynikającej z dziedziczenia. Wtedy wniosek powinien wskazywać prawa i udziały zgodne z dokumentem potwierdzającym spadek. Samo stwierdzenie, że jesteś członkiem rodziny zmarłego, nie stanowi wystarczającego określenia podstawy wpisu. Przy złożonym stanie prawnym warto wyjaśnić dokumenty przed wypełnieniem druku.
Gdzie pobrać aktualny formularz
Ministerstwo Sprawiedliwości udostępnia formularze ksiąg wieczystych. Sprawdzony KW-WPIS ma cztery strony. Na tej samej stronie znajdują się formularze załączników KW-ZAD, KW-WU i KW-PP.
Drukuj zgodnie z instrukcją ministerstwa, dwustronnie. Wypełniaj po polsku, czytelnie, drukowanymi literami, bez nieczytelnych poprawek. Pouczenie nakazuje przekreślać niewypełnione jasne pola. Ciemne pola i adnotacje urzędu pozostaw do wykorzystania przez sąd.
Przygotuj pełny numer księgi, dokumenty będące podstawą żądania, dane wnioskodawców i uczestników oraz materiał potrzebny do ustalenia opłaty. Otwórz księgę w oficjalnym systemie i porównaj istniejące wpisy z planowanym żądaniem. Sama znajomość adresu mieszkania nie zastępuje numeru księgi.
Wypełnianie KW-WPIS krok po kroku
Sąd, wydział i numer księgi
W polach 1 i 2 wpisz sąd rejonowy oraz właściwy wydział ksiąg wieczystych. Nie kieruj dokumentu do sądu właściwego tylko dla twojego adresu zamieszkania, jeżeli księgę prowadzi inny sąd. Sprawdź dane sądu prowadzącego księgę i jego aktualny adres biura podawczego.
W polu 3 podaj pełny numer księgi. Porównaj wszystkie części numeru, w tym oznaczenie wydziału i cyfrę kontrolną. Literówka może skierować uwagę na zupełnie inną nieruchomość. Przy odłączeniu części nieruchomości instrukcja określa, którą księgę wskazuje się w tym polu; nie zamieniaj księgi źródłowej i docelowej.
Treść żądania
Zaznacz kwadrat odpowiadający czynności. Jednoznacznie napisz, czy chodzi o nowy wpis, zmianę czy wykreślenie istniejącego wpisu. Nie używaj jedynie ogólnego sformułowania „proszę poprawić księgę”, bez wskazania prawa i osób, których dotyczy żądanie.
Przy ujawnieniu właściciela wskaż rodzaj prawa, wymagane dane osoby i wielkość przysługującego udziału. Udział ma wynikać z dokumentu stanowiącego podstawę wpisu. Nie zamieniaj ułamka spadkowego na procent ustalony na podstawie rodzinnych uzgodnień, jeśli nie wynika to z właściwego dokumentu.
Każdego współuprawnionego opisz we właściwej rubryce. Formularz przewiduje szczególne zasady dla małżeńskiej wspólności i współwłasności łącznej wspólników spółki cywilnej. Nie traktuj tych sytuacji jak zwykłych, dowolnie rozdzielonych udziałów. Jeżeli liczba żądań lub osób wykracza poza przewidziane miejsca, skorzystaj z KW-ZAD zgodnie z pouczeniem.
Przy hipotece lub innym prawie podaj rodzaj, treść i uprawnionych zgodnie z dokumentem. Nie wyprowadzaj samodzielnie nowej treści prawa z ogólnego opisu umowy. Jeżeli prawo dotyczy kilku ksiąg, zastosuj wymagania formularza dotyczące ich wskazania. Unikaj łączenia różnych żądań w jednym nieczytelnym akapicie.
Wnioskodawcy i uczestnicy
Uzupełnij dane osób występujących w sprawie i oznacz ich role zgodnie z formularzem. Dane użyte w treści żądania nie zastępują danych wnioskodawcy lub uczestnika. Sąd potrzebuje także właściwych adresów do doręczeń, a nie tylko nazwisk uprawnionych.
Wpisz wymagane identyfikatory. Jeżeli PESEL, REGON lub KRS nie został nadany, formularz przewiduje wpis „brak”; nie wymyślaj numeru ani nie używaj identyfikatora innej osoby. Adres do doręczeń podaj w przewidzianym miejscu, jeśli jest inny od adresu zamieszkania lub siedziby.
Nie pomijaj uczestnika tylko dlatego, że ma takie samo nazwisko jak wnioskodawca. Przy większej liczbie osób dołącz KW-WU. Jeśli występuje pełnomocnik albo przedstawiciel ustawowy, użyj także KW-PP i przygotuj dokument umocowania odpowiedni do sytuacji. Samo wpisanie telefonu osoby pomagającej w formularzu nie czyni jej pełnomocnikiem.
Wykaz dokumentów i podpis
W części załączników wymień dokumenty, na których opiera się żądanie, oraz dołączone formularze. Opis powinien pozwalać rozpoznać dokument, na przykład przez nazwę, datę i właściwe oznaczenie. Nie wpisuj „wszystkie dokumenty” zamiast konkretnego wykazu.
Podstawą może być między innymi odpowiedni dokument notarialny, prawomocne orzeczenie lub inny dokument właściwy dla danego prawa. Wymagana forma dokumentu ma znaczenie. Nie zakładaj, że zwykłe zdjęcie czy kopia zawsze wystarczą do wpisu. Ustal, czy potrzebny jest wypis, odpis, oryginał albo potwierdzenie prawomocności.
Sprawdź wszystkie strony oraz załączniki, a następnie podpisz wniosek w wymaganym miejscu. Nazwisko wpisane w części uczestników nie zastępuje podpisu. Zachowaj własną kopię wniosku i listę przekazanych dokumentów, zwłaszcza gdy oddajesz dokumenty potrzebne również w innych sprawach.
Opłata i złożenie
Opłata zależy od rodzaju wpisu i podstawy nabycia. Ustawa przewiduje zasadniczo 200 zł za wpis własności, użytkowania wieczystego albo ograniczonego prawa rzeczowego, z wyjątkami. Dla wskazanych wpisów własności lub prawa do lokalu wynikających z dziedziczenia, zapisu, działu spadku albo zniesienia współwłasności przewidziano 150 zł. Wpis udziału i kilka żądań mogą wymagać odrębnego ustalenia opłaty. Nie traktuj jednej kwoty jako ceny każdego KW-WPIS.
Rachunek i sposób wniesienia opłaty sprawdź na aktualnej stronie właściwego sądu. Dołącz potwierdzenie zgodnie z wymaganiami sądu. Opłata za pobranie odpisu z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych nie jest opłatą za wniosek o wpis.
Papierowy KW-WPIS możesz złożyć w biurze podawczym właściwego wydziału albo wysłać pocztą na jego adres. Oficjalna przeglądarka elektronicznych ksiąg umożliwia sprawdzanie treści i korzystanie z usług Centralnej Informacji, lecz nie oznacza ogólnodostępnego składania każdego KW-WPIS przez właściciela. Nie wysyłaj skanu zwykłym e-mailem w przekonaniu, że zastępuje wniosek.
Nie ma jednego gwarantowanego czasu wpisu dla wszystkich sądów i spraw. Obserwuj korespondencję oraz status sprawy, a wezwania do poprawienia braków wykonuj według wskazanego terminu. Typowe błędy to niewłaściwy numer księgi, nieokreślone żądanie, brak udziałów, pominięty uczestnik, niewłaściwa forma załącznika i błędna opłata.
Najczęstsze pytania
Czy KW-WPIS służy założeniu nowej księgi?
Do założenia przewidziano KW-ZAL. Najpierw ustal, czy sprawa dotyczy istniejącej księgi.
Czy przeglądarka ksiąg pozwala wysłać mój wniosek?
Nie utożsamiaj usługi przeglądania i zamawiania odpisów z elektronicznym postępowaniem o wpis. Zwykły papierowy wniosek składa się w sądzie lub pocztą.
Czy zawsze płacę 200 zł?
Nie. Kwota zależy od żądania, jego podstawy oraz przepisów szczególnych. Dla wskazanych wpisów związanych z dziedziczeniem obowiązuje 150 zł.
Źródła
Sprawdzono: 2026-10-12. Formularze Ministerstwa Sprawiedliwości, KW-WPIS, ustawa o kosztach sądowych, w szczególności art. 42-44, zakres usług elektronicznych ksiąg.
Poradnik ma charakter informacyjny. Obowiązują aktualne przepisy i informacje sądu; indywidualną sprawę wyjaśnij z właściwym wydziałem ksiąg wieczystych.