Jak wypełnić wniosek o zaświadczenie z KRK

Kiedy potrzebna jest informacja z KRK

Dokument nazywany zaświadczeniem o niekaralności jest informacją z Krajowego Rejestru Karnego. Ten poradnik dotyczy osoby fizycznej występującej o dane na swój temat. Służy do tego formularz „Zapytanie o udzielenie informacji o osobie”. Osobny druk dotyczący podmiotu zbiorowego nie jest właściwy tylko dlatego, że dokument ma później trafić do firmy.

Przed złożeniem sprawdź, jakiego zakresu informacji i jakiej postaci dokumentu wymaga jego odbiorca. Inne wymagania mogą dotyczyć określonego zawodu, pracy z małoletnimi albo użycia dokumentu za granicą. Nie zaznaczaj przypadkowych rubryk na podstawie potocznego określenia „zaświadczenie”. Uzyskiwanie informacji o cudzej osobie wymaga uprawnienia i nie jest objęte tą instrukcją.

Możesz wybrać papierowe zapytanie składane osobiście lub pocztą albo elektroniczną usługę e-KRK. Wynik elektroniczny ma postać pliku XML. Jego wydruk nie jest dokumentem elektronicznym. Jeżeli potrzebujesz papierowego oryginału, uwzględnij to przed wyborem kanału i wniesieniem opłaty. Zapisanie strony internetowej lub zrzut ekranu nie zastępuje otrzymanej informacji.

Gdzie pobrać aktualny formularz

Otwórz materiały do pobrania KRK. Znajdziesz tam formularz dotyczący osoby, wykaz punktów informacyjnych i instrukcje e-KRK. W dniu weryfikacji druk osoby udostępniono jako plik RTF. Po otwarciu sprawdź tytuł oraz kompletność pól i przypisów przed wydrukowaniem.

Przygotuj dokument tożsamości, dane osobowe i adres do korespondencji. Wypełniaj czytelnie, bez skreśleń i poprawek, zgodnie z instrukcją KRK. Jeżeli błąd powstanie przed złożeniem, przygotuj czysty egzemplarz. Nie usuwaj pouczenia z dołu strony, aby zmieścić formularz po nieprawidłowym otwarciu w edytorze.

Dane identyfikacyjne przepisuj z dokumentów, zamiast zgadywać zapis nazwiska rodowego lub kolejność imion. Przy braku PESEL formularz przewiduje numer paszportu albo innego dokumentu tożsamości. Nie wpisuj przypadkowego ciągu cyfr ani numeru należącego do członka rodziny.

Jak wypełnić formularz krok po kroku

Lewy górny blok. Przy wniosku we własnej sprawie wpisz swoje imię, nazwisko i adres do korespondencji. Nagłówek mówi także o podmiocie kierującym zapytanie, ale nie oznacza to obowiązku podania nazwy firmy przez każdą osobę prywatną. Ustal adres, pod którym faktycznie odbierzesz przesyłkę.
Data i identyfikator. Uzupełnij datę wystawienia formularza oraz PESEL. Numer paszportu lub innego dokumentu przewidziano dla osoby bez PESEL. Pole daty wpływu jest przeznaczone dla przyjmującego. Miejsce na znaki opłaty wykorzystuje się zgodnie z wybraną metodą zapłaty.
Pola 1-3, nazwiska i imiona. Rozróżnij nazwisko rodowe od obecnego nazwiska, w tym przybranego. Wpisz imiona zgodnie z dokumentem. Nie zastępuj nazwiska rodowego aktualnym tylko dlatego, że od wielu lat używasz nowego nazwiska. Nie używaj zdrobnień ani inicjałów zamiast pełnych danych.
Pola 4-9, pozostałe dane. Uzupełnij imiona rodziców, datę urodzenia, nazwisko rodowe matki, miejsce urodzenia i obywatelstwo. To osobne informacje. Nazwisko rodowe matki nie oznacza jej obecnego nazwiska po małżeństwie. Porównaj datę urodzenia z dokumentem i wpisanym identyfikatorem.
Pole 10, miejsce zamieszkania. Wpisz swoje dane zamieszkania. Nie traktuj tego pola jako nazwy sądu ani adresu firmy, która żąda zaświadczenia. Gdy adres do przesłania wyniku różni się od zamieszkania, jasno wskaż adres korespondencyjny w przeznaczonym do tego bloku.
Pole 11, postępowanie i podstawa. Oficjalna instrukcja wskazuje, że osoba występująca o własne dane może pozostawić tę rubrykę pustą. Jeśli podajesz szczególną podstawę ustawową, przepis musi odpowiadać rzeczywistej potrzebie. Nie wymyślaj numeru artykułu ani nie przepisuj podstawy z obcego wniosku pracodawcy.
Pola 12 i 13, rodzaj oraz zakres danych. Pole 12 zawiera trzy odrębne kartoteki: karną, nieletnich oraz osób pozbawionych wolności i poszukiwanych listem gończym. Wstaw X przy właściwym rodzaju. Pole 13 dotyczy zakresu informacji. Nie wybieraj wszystkich kartotek automatycznie; ustal wymagany zakres z odbiorcą dokumentu i w razie potrzeby z punktem KRK.
Podpis. Papierowy formularz musi mieć oryginalny podpis. Sprawdź, czy podpisujesz zapytanie, a nie tylko dołączone potwierdzenie wpłaty. Przy pełnomocniku przygotuj oryginał pełnomocnictwa i dokumenty wymagane dla tej formy działania. Własnoręczny podpis na papierze i podpis w e-KRK należą do różnych trybów składania.

Przykład: instytucja oczekuje od Ciebie informacji o osobie fizycznej. To nadal Twoje dane znajdują się w polach osobowych. Samo przekazanie dokumentu instytucji nie czyni z niej osoby opisanej we wniosku i nie zamienia formularza na druk podmiotu zbiorowego.

Opłata i dokumenty

Standardowo informacja uzyskiwana tradycyjnie kosztuje 30 zł, a przez e-KRK 20 zł. Kwoty potwierdza strona opłat KRK i rozporządzenie dotyczące opłat za wydanie informacji z rejestru. Istnieją ustawowe zwolnienia, ale nie przysługują każdemu, kto potrzebuje dokumentu do pracy. Jeżeli powołujesz się na zwolnienie, sprawdź podstawę oraz wymagane potwierdzenie w KRK.

Dla papierowego trybu dostępne są wskazane przez KRK sposoby zapłaty, między innymi przelew na rachunek Ministerstwa Sprawiedliwości lub znak opłaty sądowej. Aktualny rachunek odczytaj z oficjalnej strony. Przy przelewie podaj nazwisko i imię osoby oraz datę wystawienia zapytania, zgodnie z instrukcją. Do papierowego formularza dołącz dowód wniesienia opłaty.

W e-KRK zapłać mechanizmem udostępnionym w systemie. Zwykły przelew wykonany poza nim nie zastępuje wymaganej płatności elektronicznej. Nie opłacaj najpierw wersji papierowej, zakładając, że system sam przeniesie kwotę na elektroniczny wniosek.

Przy działaniu przez pełnomocnika sprawdź odrębną opłatę skarbową, co do zasady 17 zł, oraz właściwy rachunek gminy. Nie jest to ta sama opłata co 30 zł dla KRK. Oficjalne pytania i odpowiedzi przewidują zwolnienie dla małżonka, wstępnego, zstępnego lub rodzeństwa. Przygotuj oryginał pełnomocnictwa z zakresem działania, zamiast zakładać, że sam podpisany druk wystarczy osobie odbierającej dokument.

Jak złożyć i ile trwa uzyskanie informacji

Papierowe zapytanie możesz złożyć w Biurze Informacyjnym KRK albo wybranym punkcie informacyjnym przy sądzie. Nie obowiązuje przypisanie do punktu według zameldowania. Sprawdź jednak, czy dany sąd prowadzi punkt oraz jakie ma godziny obsługi. Zabierz dokument ze zdjęciem potwierdzający tożsamość.

Można również wysłać podpisany i opłacony formularz pocztą do wybranego punktu lub Biura Informacyjnego. Zwykły e-mail, skan i ePUAP nie zastępują e-KRK. Aktualne wyjaśnienia rejestru wykluczają także przekazanie zapytania przez e-Doręczenia lub publiczną usługę hybrydową.

Przy usłudze internetowej załóż konto w e-KRK i użyj podpisu kwalifikowanego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym, zgodnie z instrukcją systemu. Po otrzymaniu wyniku zachowaj właściwy plik XML. Nie ograniczaj się do wydruku wizualizacji.

KRK wskazuje załatwienie zapytania bez zbędnej zwłoki, w terminie do siedmiu dni. Postępowanie wyjaśniające może wydłużyć oczekiwanie. Czas przesyłki pocztowej jest dodatkowy. Nie obiecuj odbiorcy dokumentu, że każdą informację dostaniesz od ręki podczas jednej wizyty.

Typowe błędy

Wybranie formularza podmiotu zbiorowego zamiast osoby.
Zamiana nazwiska rodowego na obecne oraz pominięcie danych rodziców.
Przypadkowy wybór kartotek albo wymyślona podstawa prawna.
Wysyłanie skanu zwykłym kanałem elektronicznym.
Pomylenie płatności e-KRK, papierowego wniosku i opłaty za pełnomocnictwo.
Traktowanie wydruku XML jako papierowego zaświadczenia.

Najczęstsze pytania

Czy pole 11 zawsze trzeba wypełnić?

Nie. Instrukcja KRK dopuszcza pozostawienie go pustego, gdy osoba zwraca się o własne dane. Szczególnej podstawy ustawowej nie należy wymyślać.

Czy muszę iść do sądu właściwego dla swojego adresu?

Nie. Możesz wybrać punkt informacyjny KRK. Sprawdź jego dostępność w oficjalnym wykazie i na stronie konkretnego sądu.

Czy elektroniczne zaświadczenie mogę po prostu wydrukować?

Wynik e-KRK jest dokumentem elektronicznym XML. Jego wydruk nie jest dokumentem w tej postaci. Ustal z odbiorcą możliwość przekazania pliku lub wybierz papierowy tryb uzyskania informacji.

Czy wystarczy przesłać wniosek przez e-Doręczenia?

Nie. KRK wskazuje pisemne składanie albo system e-KRK. Zwykły skan, e-mail, ePUAP i e-Doręczenia nie są zamiennikami tej usługi elektronicznej.

Źródła

Sprawdzono 2026-10-16. Podstawy: ustawa z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym oraz rozporządzenie w sprawie opłat za wydanie informacji z KRK.

Poradnik ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W indywidualnej sprawie sprawdź aktualne przepisy i wymagania KRK oraz instytucji przyjmującej zaświadczenie.